Bescherming van je privacy

Assuralia neemt de bescherming van uw persoonlijke gegevens ter harte. Daarom verbindt Assuralia zich ertoe deze gegevens met bijzondere aandacht te beschermen en te verwerken, in volledige transparantie en in strikte overeenstemming met de geldende wetgeving. 

Het doel van deze "Privacy Notice" is u volledige informatie over dit onderwerp te verstrekken, onder andere door uit te leggen hoe Assuralia persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart. 

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (AVG of, in het Engels, GDPR) is van toepassing sinds 25 mei 2018. 

Deze Privacy Notice is gebaseerd op deze regelgeving.

1. Algemeen

1.1 Toepassingsgebied

Deze Privacy Notice heeft voornamelijk betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van werknemers die werken in ondernemingen die lid zijn van Assuralia, personen waarmee Assuralia en zijn medewerkers in contact komen in het kader van hun diensten, opdrachten en activiteiten, bezoekers van de website www.assuralia.be en personen die interesse getoond hebben in onze diensten evenals leveranciers.

1.2 Definities

Onder persoonsgegevens wordt verstaan iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het gaat bijvoorbeeld over de naam van een persoon, een foto, een telefoonnummer, een e-mailadres, een nummerplaat ...

De verwerking van persoonsgegevens dekt onder andere alle (geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde) aspecten in verband met het verzamelen, vastleggen, wijzigen, raadplegen, bewaren, aanpassen of wijzigen, ophalen, gebruiken, verspreiden, wissen of  vernietigen.... van persoonsgegevens.

Assuralia (Beroepsvereniging der Verzekeringsondernemingen), met zetel te 1210 Brussel, Koning Albert II-laan 19, geregistreerd bij de kruispuntbank van de ondernemingen onder nummer 407.878.367 is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die het uitvoert voor zijn rekening. 

1.3 Verwerkte gegevens

De verwerkte gegevens zijn persoonsgegevens die het mogelijk maken om u te identificeren, hetzij rechtstreeks (bv. naam, voornaam), hetzij onrechtstreeks (bv. telefoonnummer, nummerplaat van uw voertuig). 

Als onderdeel van zijn opdracht verzamelt Assuralia verschillende persoonsgegevens naargelang de context, de aard, het doel van de dienst of het project in kwestie (zie punt 2). Het gaat bijvoorbeeld om:

• identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, enz. 
• contactgegevens: adres, e-mailadres, telefoon, enz. 
• professionele gegevens: uitgeoefende functie, titel, enz. 

2. Doeleinden van de verwerking

Assuralia verwerkt de persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Assuralia zorgt ervoor dat alleen gegevens worden verwerkt die relevant zijn om het doeleinde van iedere verwerking te realiseren. 

Zo verwerkt Assuralia persoonsgegevens: 

• om redenen die een gerechtvaardigd belang hebben, om de optimale werking en dienstverlening te waarborgen. In dit geval waakt Assuralia erover een evenwicht te bewaren tussen het legitieme belang en het respect voor de persoonlijke levenssfeer. 
  Bijvoorbeeld: 
  • kennis van de leden en contactpersonen om hen te informeren over zijn activiteiten en diensten;  
  • het vrijwaren van de eigen belangen en van die van de leden;
  • bescherming van de bedrijfsgoederen;
  • het verlenen, verbeteren en ontwikkelen van zijn diensten;
  • toezicht op de regelmatigheid van de verrichtingen; 
  • vaststelling, uitoefening, verdediging en vrijwaring van de rechten van Assuralia of van de personen die de beroepsvereniging eventueel vertegenwoordigt, bijvoorbeeld in het kader van geschillen;
  • …
• omdat het uw toestemming gekregen heeft (bv. cookies);
• in het kader van de uitvoering van een overeenkomst;
• om tegemoet te komen aan de wettelijke of administratieve verplichtingen die het moet naleven: bv. sociale of fiscale verplichtingen, rechtsvorderingen, officiële publicaties (bv. Belgisch Staatsblad).

3. Aard van de binnen Assuralia verwerkte persoonsgegevens

Assuralia verwerkt:

• contactgegevens: bv. naam, voornaam, titel, moedertaal, e-mailadres, telefoonnummer, professionele functie...

  Bijvoorbeeld:

  • als u een verzekerde, verzekeringnemer en/of bestuurder bent die het voorwerp uitmaakt van de opdrachten, overeenkomsten en/of activiteiten van Assuralia (bv. RDR compensatiekas, de mobiele app Crashform, de database met de verzekeringsattesten ‘Tienjarige BA’, het centrale SIABIS-bestand, het platform SIPASS – VERPAIS, fraudepreventie, vragenlijst na een ongeval…).
  • als u een werknemer bent die in een onderneming werkt die lid is van Assuralia (of een dochteronderneming van een onderneming die lid is van Assuralia) of in een onderneming die klant is van Insert, het competence center van Assuralia.
  • als u een persoon bent met wie Assuralia en zijn medewerkers in contact komen in het kader van hun opdracht en activiteiten (bv. minister, kabinetslid, overheidspersoneel, professor, academisch personeel, journalist, medewerker binnen een beroepsvereniging, enz.).
  • als u individueel of collectief (via de personeelsdienst van uw werkgever) bent ingeschreven voor een opleiding georganiseerd door Insert, het competence center van Assuralia.
  • als u kandidaat bent voor een examen.
  • als u een opleider bent die samenwerkt met Insert, het competence center van Assuralia.
  • als u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of één van onze evenementen.
  • als u werknemer bent van een organisatie of onderneming die een contractuele relatie heeft met Assuralia (leverancier, onderaannemer, ...), zullen wij uw gegevens gebruiken in het kader van de uitvoering van deze contractuele relatie.
  • als u onze website bezoekt, kunnen wij bepaalde via cookies vergaarde informatie opslaan. Lees voor meer informatie hierover onze verklaring over cookies op www.assuralia.be.  
  • in het kader van een sollicitatie voor een vacature, een spontane kandidatuur, een stage-aanvraag of een verzoek voor studentenjob.
• informatie over uw professionele interesses: bv. autoverzekering, gezondheidsverzekering, sociaal recht, fiscaliteit, ... 
• informatie over uw deelname aan evenementen van Assuralia. 
• aanvullende informatie over u die is verkregen via openbare bronnen (bv. websites, Belgisch Staatsblad, ...) met als doel uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of up-to-date te houden.
• videobewakingsbeelden (binnen de lokalen van Assuralia).
• het rijksregisternummer (alleen voor opleiders om de contracten inzake auteursrechten te kunnen opstellen).

4. Uitgevoerde verwerkingen

• als u een verzekerde, verzekeringnemer en/of bestuurder bent die het voorwerp uitmaakt van de opdrachten, overeenkomsten en/of activiteiten van Assuralia:

  Uw gegevens evenals informatie over verzekeringsdekkingen (schadegevallen inbegrepen) worden verwerkt in het kader van specifieke diensten zoals: 

  • RDR: de compensatiekas die een snellere vergoeding van verkeersslachtoffers beoogt (materiële schade),
  • Crashform: de mobiele app met het Europese aanrijdingsformulier, 
  • Tienjarige BA (wet van 1 juli 2018): de database met de verzekeringsattesten ‘Tienjarige BA’ voor professionals in de bouwsector, 
  • Siabis: het centrale bestand met de bijstandsverzekeringen, bestemd voor de coördinatiecentra van de federale politie en het wegcontrolecentrum in Wallonië, 
  • SIPASS – VERPAIS: het platform voor beheer en gegevensuitwisseling tussen verzekeringsondernemingen en politieparketten inzake aanvragen en informatie betreffende de raadpleging van strafdossiers in verband met het verkeer,
  • Overeenkomsten: arbitrage binnen toepassingscommissies bij geschillen tussen ondernemingen die zijn toegetreden tot een overeenkomst van Assuralia, 
  • Fraudepreventie: in het kader van fraudepreventie faciliteert Assuralia de uitwisseling tussen zijn leden van (niet-nominatieve) informatie over schadegevallen,
  • Vragenlijst na een ongeval: een interactief invulformulier dat de administratieve stappen vereenvoudigt die moeten gebeuren voor de slachtoffers van een ongeval dat tot lichamelijke letsels of een overlijden heeft geleid.
    
     

• als u een werknemer bent die in een onderneming werkt die lid is van Assuralia (of van een dochteronderneming van een onderneming die lid is van Assuralia) of in een onderneming die klant is van Insert, het competence center van Assuralia:

  Uw gegevens worden verwerkt aangezien u een contactpersoon bent voor Assuralia. Uw gegevens worden verwerkt in het kader van de deelname van uw organisatie of onderneming aan de werkzaamheden van Assuralia of in het kader van de opdracht van Insert, het competence center van Assuralia, en in het kader van de organisatie van dienstverlening aan de leden, zoals communicatie, het sturen van uitnodigingen voor vergaderingen van commissies en werkgroepen, het beheer van inschrijvingsaanvragen, professionele contacten, het regelmatige administratieve beheer van Insert-opleidingen, enz.

  Uw contactgegevens worden ook gebruikt om u te informeren over de activiteiten van Assuralia, over actuele economische, juridische en algemene aan verzekeringen gerelateerde onderwerpen die relevant zijn voor bedrijven of over evenementen die worden georganiseerd in het kader van de werkzaamheden van Assuralia.

• als u een persoon bent met wie Assuralia en zijn medewerkers in contact komen in het kader van zijn opdracht en activiteiten:
  
  Uw gegevens worden verwerkt in het kader van de opdracht van Assuralia om de belangen van de verzekeringsondernemingen te vertegenwoordigen. 

• als u individueel of collectief (via de personeelsdienst van uw werkgever) bent ingeschreven voor een opleiding georganiseerd door Insert, het competence center van Assuralia:

  Uw gegevens worden verwerkt voor de administratieve verwerking van uw inschrijvingsdossier.

• als u kandidaat bent voor een examen worden uw gegevens verwerkt voor de administratieve verwerking van uw inschrijvingsdossier en om u de resultaten te kunnen meedelen. 

• als u een opleider bent die samenwerkt met Insert, het competence center van Assuralia: 

  Uw gegevens worden verwerkt voor het administratieve beheer van uw contractuele relatie met Insert en voor het beheer van de opleidingen die u geeft, of voor het opstellen van contracten inzake auteursrechten.

• als u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of één van onze evenementen;

  Uw gegevens worden verwerkt voor de follow-up van uw inschrijving in het kader van de verzending van informatie (of documentatie) en van tevredenheidsonderzoeken.

• als u zich inschrijft voor één van onze evenementen: 

  Uw gegevens worden verwerkt met als doel: 

  • algemeen klantenbeheer, met inbegrip van boekhouding, geschillenbeheer en gerechtelijke procedures, het innen of de overdracht van schuldvorderingen en de bescherming van de rechten van Assuralia in het algemeen;

  • het versturen aan elke deelnemer van een vereenvoudigde deelnemerslijst met de namen, voornamen en organisatie van de deelnemers;

  • u op de hoogte te brengen van andere activiteiten of evenementen van Assuralia, de politieke, economische en juridische actualiteit die relevant is voor bedrijven.

• als u werknemer bent van een organisatie of onderneming die een contractuele relatie heeft met Assuralia: 
  
  Uw gegevens worden verwerkt voor:

  • de follow-up van de prestatie, de bestelling.... en van ieder commentaar of elke klacht in deze context.

  • het algemene klanten- en leveranciersbeheer, met inbegrip van de boekhoudkundige verwerking, het geschillenbeheer en de gerechtelijke procedures, het innen of de overdracht van vorderingen en de bescherming van de rechten in het algemeen.
     

• als u onze websites bezoekt:

  Uw gegevens worden gebruikt om uw surfervaring te verbeteren en om anonieme statistieken over de kwaliteit van de website aan te maken.

• in sommige gevallen is Assuralia wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken en/of ze te delen met de bevoegde overheden of officiële instanties.
• videobewaking: de opgenomen beelden worden gebruikt om de veiligheid van het gebouw te waarborgen, diefstal en beschadigingen te voorkomen en algemeen om de integriteit van de installaties te vrijwaren.

5. Overdracht van gegevens

Om uw gegevens te beschermen worden de personen die er toegang toe krijgen met precisie aangeduid, rekening houdend met hun taken of activiteiten binnen de beroepsvereniging.

Uw contactgegevens zullen nooit worden meegedeeld aan derden zonder uw akkoord.

In bepaalde gevallen kan Assuralia uw persoonsgegevens overdragen aan derden, bijvoorbeeld aan de bevoegde autoriteiten of instanties die bij wet zijn vastgesteld in het kader van wettelijke of reglementaire verplichtingen (bijvoorbeeld publicatie in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad van benoemingen van bestuurders).

6. Bewaartermijn van de gegevens 

Assuralia verwerkt uw persoonsgegevens gedurende een periode die niet langer is dan nodig voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Nadat het doel verwezenlijkt is, worden de gegevens geschrapt.

Dit impliceert dat de verwerkte gegevens worden bewaard voor de volledige duur van de professionele relatie, de opdracht of het mandaat bij Assuralia, verlengd met enige andere bewaartermijn die opgelegd zou zijn door de toepasselijke wetgeving of regelgeving.

7. Bescherming van gegevens

De toegang tot uw persoonsgegevens is alleen toegestaan voor personen voor wie deze gegevens noodzakelijk zijn bij de uitvoering van hun taken binnen de beroepsvereniging. Deze personen hebben een strikte geheimhoudingsplicht en moeten alle technische en organisatorische voorschriften in acht nemen waarin is voorzien om de veiligheid van de gegevens te verzekeren. 

Assuralia heeft technische middelen uitgewerkt om de veiligheid en integriteit van zijn infrastructuur (in de ruime betekenis van het woord) te waarborgen, onder meer om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen. 

8. Rechten

U hebt het recht om via een gedateerde en ondertekende brief informatie op te vragen over de persoonlijke gegevens die we over u bewaren. Als u dit recht uitoefent, zal Assuralia u binnen de maand een antwoord geven. Indien nodig kan die termijn met twee maanden verlengd worden. In dat geval zal Assuralia u binnen de maand op de hoogte brengen van deze verlenging en van de redenen hiervoor.

Bij ieder verzoek moet een bewijs van uw identiteit gevoegd worden (recto-versokopie van de identiteitskaart).

8.1 Recht op inzage

U hebt het recht om bevestiging te krijgen dat persoonsgegevens over u worden verwerkt, en als dit het geval is hebt u het recht op inzage van deze gegevens en op de volgende informatie:

• met welk doel wij de gegevens verwerken,
• welke categorieën van gegevens verwerkt worden, 
• aan welke categorieën van bestemmelingen ze meegedeeld worden,
• hoe lang ze bewaard worden,
• welke rechten u kunt uitoefenen (rectificatie, wissing, …) of de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit,

de oorsprong van de verwerkte gegevens.

8.2 Recht op rectificatie

Mocht u ondanks al onze inspanningen vaststellen dat uw gegevens niet correct of onvolledig zijn, dan kunt u vragen om deze recht te zetten, te verbeteren of te updaten. Ze worden aangepast nadat alle beveiligingsmaatregelen zijn genomen: controle van uw identiteit en de juistheid van de gevraagde correcties.

8.3 Recht op wissing

In sommige specifieke gevallen staat de wetgeving u toe om te vragen uw persoonsgegevens te laten wissen. Dat is met name het geval als: 

• deze gegevens niet langer nodig zijn met het oog op de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld,
• de verwerking van uw gegevens uitsluitend is gebaseerd op uw toestemming en u besluit die toestemming in te trekken, 
• u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw gegevens en er voor ons geen legitieme redenen zijn die voorrang hebben op uw redenen. 

Uw recht op vergetelheid is echter niet absoluut. We hebben het recht om uw gegevens te blijven bewaren wanneer dit noodzakelijk is, onder andere: 

• om aan een wettelijke verplichting te voldoen,
• voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen, 
• voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

8.4 Recht op beperking van de verwerking

In sommige specifieke gevallen kunt u vragen om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. 
Dat is met name het geval: 

• wanneer u de juistheid van een persoonsgegeven betwist, gedurende de tijd die we nodig hebben om dit te controleren, en 
• wanneer uw gegevens weliswaar niet meer nodig zijn voor de verwerkingsdoeleinden, maar u ze nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. 

De beperking van de verwerking loopt af in de volgende omstandigheden: 

• u geeft ons uw akkoord hiertoe, 
• de verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering,
• de verwerking is noodzakelijk voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon, 
• de verwerking is noodzakelijk voor redenen van openbaar belang.

8.5 Recht op overdraagbaarheid

Ten slotte hebt u in sommige gevallen het recht om te verkrijgen dat de persoonsgegevens die u ons bezorgd hebt aan u overgedragen worden of door Assuralia rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overgedragen worden op voorwaarde dat dit technisch mogelijk is.

Dit recht is toepasbaar wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of plaatsvindt binnen het kader van de uitvoering van een overeenkomst die u bindt met Assuralia.

9. Contact

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via:

• Post: 

  Assuralia
  Verzoek om persoonlijke informatie (vertrouwelijk)
  Koning Albert II laan, 19
  1210 Brussel

• Email: privacy@assuralia.be

Assuralia zal de vragen behandelen binnen de in de verordening voorziene termijnen.

Meer informatie vindt u ook op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit, waarbij u eventueel een klacht kunt indienen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/. 

10. Wijziging

Assuralia behoudt zich op ieder moment het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen, overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Elke wijziging van deze Privacy Notice zal specifiek worden gecommuniceerd op de website www.assuralia.be, op een speciaal daartoe bestemd tabblad.

Oktober 2023